14/12/2019
Beter tijdmanagement voorkomt stress
Bonne Consult | Balans werk en privé
Beter tijdsmanagements voorkomt stress
6 tips om tijd over te houden!
Kom je ook zo vaak tijd te kort?
Kom jij nog door je werkstapel heen? Heb je het gevoel dat je geleefd wordt door je agenda? Betrap jij jezelf er wel eens op dat je achter je laptop je broodje opeet en zonder pauzes blijft doorhollen? Gebrek aan tijd kan veel oorzaken hebben:
=> Uitstelgedrag
Als je tegen een klus opziet, kun je al snel de neiging krijgen deze voor je uit te schuiven. Je gaat dan eerst kleinere dingen doen, die makkelijker en sneller klaar zijn. Mij geeft dat eerlijk gezegd altijd een heerlijk gevoel. Hoppa… en ik kan weer een activiteit van mijn to do-list afvinken. Maar ja, tijdnood voor die grote klus is dan wel het gevolg.
=> Rommelige werkplek
Juist op momenten dat ik een hoop te doen heb, kan ik soms mijn spullen niet vinden. Bijzonder irritant, want dan gaat er een hoop tijd verloren aan het zoeken ernaar. Tja, ik weet het: een goed georganiseerde werkruimte geeft rust in je hoofd…
=> Onduidelijke prioriteiten
De ene taak is urgenter dan de ander. En de andere taak is weer belangrijker. Begin met taken die urgent en belangrijk zijn. Dit zijn vaak taken met deadlines of noodsituaties. Beperk urgente niet belangrijke zaken (zoals telefoontjes, emails), skip de niet-urgente, onbelangrijke zaken en ruim meer tijd in voor belangrijke zaken die minder urgent zijn.
=> Multitasken
Veel vrouwen gaan er prat op dat ze zo goed kunnen multitasken. Het mag misschien efficiënt klinken, maar in praktijk veroorzaakt deze manier van werken een vol hoofd, onrust en stress. Bovendien blijkt uit onderzoek dat multitasken ten koste van productiviteit en creativiteit gaat. Wat dat betreft kunnen we beter een voorbeeld nemen aan mannen: één ding tegelijk dus!
=> Geen nee kunnen zeggen
Vol is vol. En ‘kan niet’ bestaat niet. En of de agenda vol is, bepaal jij zelf. Check bij de ander hoe urgent de opdracht is en geef aan wanneer je er tijd voor hebt. Een klus toch accepteren omdat je bang bent dat je anders een klant verliest of dat je leidinggevende teleurgesteld is, is contraproductief. Je raakt gestresst, je raffelt het werk af, je haalt ook andere deadlines niet. Kortom, chaos. Wellicht kan de deadline iets opgeschoven worden?
=> Onrealistische planning
Soms kun je ook wel eens vergeten dat je iets wilde doen of denk je dat je het wel ‘even’ tussendoor kunt doen. Dat kan dan weer net je planning in de war gooien met als gevolg dat je niet af hebt wat je af wilde hebben.
Hoe kun je dagelijks tijd overhouden?
De Six Step methode bestaat uit 6 eenvoudige stappen. Als je de discipline hebt deze methode gedurende een week iedere dag strikt toe te passen, levert het je een tijdswinst op van gemiddeld 2 uur per dag!
1. Wat je aanraakt, raak je maar één keer aan!
Zorg ervoor dat je je e-mail alleen dan opent, als je er ook wat mee gaat doen. Anders verval je in het twee tot drie maal openen van dezelfde mail, wat je onnodig extra tijd kost. Check je mail niet meer dan drie keer per dag (’s morgens, tussen de middag, eind van de middag).
2. Maak een lijst van maximaal 6 belangrijke zaken die je die dag moet/wilt
doen.
Vergaderingen e.d. vallen uiteraard ook onder de activiteiten.
3. Bepaal hoeveel tijd je per activiteit nodig hebt en schrijf dit achter de
activiteit.
Maak een “reële” inschatting; dus niet te krap en niet te ruim plannen.
4. Breng een rangorde in je activiteiten aan
Zorg ervoor dat je de taak waar je het meest tegenop ziet bovenaan plaatst. Anders blijft dit de hele dag in je hoofd zitten.
5. Rooster de activiteiten in je agenda in
Denk ook aan pauzes!
6. En hoeveel tijd heb je over?
Deze “resttijd” kun je spenderen aan e-mails, ad-hoc werkzaamheden of nog mooier: het verruimen van je vakkennis!
Ik ben benieuwd naar je resultaat!
Veel succes ermee!
Leuk als je me blijft volgen!
Of schrijf je in op mijn nieuwsbrief!
